Assemblée générale

[Lionel P]

Vous êtes conviés à une Assemblée Générale de votre club le vendredi 23 juin 2017 à 19h30 salle zéphir (155 rue du Mollard) à DAGNEUX.

L’ordre du jour de l’AG est fixé comme suit (en conformité avec l’article 15 de nos statuts) :
Rapport moral
Rapport d’activité
Rapport financier
Points de situation des commissions
Réponses aux questions diverses
Renouvellement des organes exécutifs


Nous comptons tout particulièrement sur votre présence pour cette assemblée de l’association. Toutefois, en cas d'impossibilité et conformément à notre règlement intérieur, les votes par procuration sont autorisés.

Nous vous rappelons que seuls les membres à jour de leur cotisation peuvent participer à ces Assemblées et que sont éligibles tout membres âgés de plus de 16 ans.

Par application de nos statuts, les résolutions proposées sont adoptées :
- à la majorité des 2/3 ou plus des membres présents ou représentés pour l’assemblée extraordinaire,
- à la majorité simple des membres présents ou représentés pour les décisions ordinaires.

A l’issue, vous êtes cordialement conviée au verre de l’amitié qui sera pris en extérieur, à côté de la salle d’escalade, et sera associé à une séance « mur ouvert » en fonction des encadrants présents.

[Laurent]

Salut les jeunes,
Pouvez-vous nous faire un point sur "qui continue et qui démissionne" au sein du bureau ?
Une autre manière de poser la question est : y-a-il besoin de monde pour intégrer le conseil d'administration la saison prochaine ?

[Lionel P]

Il y a 3 sortants suivant les nouveaux statuts. Lolo et moi même devrions nous re présenter. Les démissionnaires sont jc et Jacqueline.
Un seul candidat nouveau à ce jour : Fabien
Du coup. ..il manque au moins une personne pour retrouver un bureau à 6.

[fred792]

Bonjour,

Les statuts de l'association me permettent de voter par correspondance. Hors malgré un premier message et un second par messagerie, je ne sais toujours pas comment voter pour l'AG qui se déroule demain.

Pourriez-vous, svp, me dire :

• - Ou puis-je trouver le rapport moral de l'association pour 2017 ?
  - Ou puis-je trouver le rapport financier de l'association pour 2017 ?
  - Pourquoi n'y a t-il pas eu de Règlement intérieur pour 2016/2017 ?
  - Les statuts prévoient que l'Assemblée Générale valident l'exercice comptable de l'année. L'exercice se termine chaque année le 30 juin. Comment l'AG de demain peut valider l'exercice alors qu'il n'est pas clos ?

Et pour terminer, comment voter par correspondance ?

Merci pour vos réponses et l'envoi éventuel de documents.

Frédéric MARCHE (Initiateur FFME / Moniteur Canyon AFC)

[JCV]

Fred comme tu le fais si bien remarquer tous les documents ne sont pas encore prêt et ils le seront dans la nuit! nous ne sommes que des bénévoles, et le rapport financier n'étant pas encore fini je ne pouvais l'intégrer correctement aux autres documents. Tu pourra lire le mail demain matin tout en buvant ton café.
Les questions que tu as soulevé sont intéressantes.
"Il n'y a aucune obligation à clôturer l'année au 30 juin. En général, une association sportive clôture son exercice comptable à la fin de sa saison sportive, pour la FFME c'est au 30/08 mais ce n'est pas obligatoire. Il faut que l'exercice coure sur une période de 12 mois. Or notre AG 2016 a eu lieu le 24/06, donc on est bon.
Pour le vote par procuration, je ne trouve nul part dans les textes la nécessité de faire parvenir les docs avant l'AG. Je pense que ce serait le cas pour le vote par correspondance, mais il me semble que celui ci n'est pas prévu par nos statuts."
Réponse faite par le trésorier par mail.
- Pourquoi n'y a t-il pas eu de Règlement intérieur pour 2016/2017 ?
Les commissions et le bureau travaillent dessus.

[fred792]

Bonjour JC,

Tu as raison, ce ne sont pas les statuts qui le prévoit mais le règlement intérieur. A défaut de celui de 2016/2017 (qui aurait dû être remis à chaque adhérent), je suppose que c'est celui de l'année 2015/2016 qui s'applique. Tu pourras trouver dans l'article 2.9 l'extrait suivant :

[i]2.9. Assemblée générale ordinaire
Conformément à l'article 15 des statuts de l'association, l'assemblée générale ordinaire se réunit une fois par an sur convocation du Conseil d’administration.
Les membres à jour de leur cotisation sont convoqués suivant la procédure décrite dans l’article 15 des statuts de l’association.
Le vote s'effectue par bulletin secret déposé dans l'urne tenue par le secrétaire de séance.
Il est désigné un secrétaire de séance en début de réunion. Il rédige un procès-verbal de l’assemblée générale.
Les votes par procuration ou par correspondance sont autorisés.[/i]

Le règlement intérieur le prévoit donc bien. Il doit donc s'appliquer. Pour te simplifier la tâche, je te ferai part par retour de mail de mon vote, même s'il n'est pas à bulletin secret.

Pour la clôture de l'exercice comptable, il est spécifié dans les statuts dont je te joins l'article 10 qui le prévoit :
Article 10 - comptabilité et budget annuel
Le trésorier tient une comptabilité complète de toutes les recettes et de toutes les dépenses.
Le budget annuel est adopté par le conseil d'administration avant le début de l'exercice.
L'exercice court du 1er juillet au 30 juin de l’année suivante.
Les comptes doivent être approuvés par l'assemblée générale dans un délai inférieur à six mois à compter de la clôture de l'exercice.

Ma question sur la validation des comptes par l'AG reste donc d'actualité. A moins qu'il soit prévu d'approuver l'exercice d'ici 6 mois.

Merci encore pour tes premières réponses.

Fred

[nathalie belamie]

Cher Frédéric,

Nous ne pouvons que te remercier du travail de fourmi que tu fais en épluchant nos statuts et notre règlement intérieur. Cela va nous faciliter le travail à venir dans sa révision.

Cependant, comme je te l'avais déjà dis lors de notre dernier entretien fort courtois, nous ne sommes que bénévoles, et nous remercions les membres reconnaissants et qui apportent quelque chose au club. Nous ne pouvons que déplorer les attaques stériles qui n'apportent rien, qui mettent en accusation le bureau et qui pourraient décourager ses représentants et par conséquent mettre en danger l'existence même du club. Cela serait quand même fort dommageable.

Sur ce, nous entendons et prenons note de tes remarques et verrons à faire le point sur la suite de la saison à venir pour le bien du club et de ses membres, ce qui reste notre objectif premier dans toutes nos actions.

Bonne journée et bon weekend end à toi.