Réunion du bureau - 20 Octobre 2021

[Guil_Laume]

Bonjour à toutes et tous,

La prochaine réunion du Bureau Damala est prévue le 20 Oct 2021 à 19h00. Le lieu reste encore à définir.
Nous invitons un représentant de chaque commission à participer à cette réunion. Pour la commission canyon, il nous semble que c’est Lise que nous aurons le plaisir d’accueillir. Pour la commission escalade, le suspense reste entier.

Les sujets qui seront à l’ordre du jour sont les suivants :

- positionnement du bureau sur les sorties ne respectant pas les "Règles d’Encadrement Damala"

- fonctionnement pour les achats de matériel

- week-end Damala

- formations fédérales

- nettoyage du forum

- créations de partenariats (type jumelage) avec des clubs étrangers

- retour des commissions via les représentants qui seront présents

- réponses aux questions des commissions (nous nous baserons sur les CR des commissions ; s'il y a d’autres questions, nous les soumettre idéalement avant le 16.10)

- réponses aux autres questions qui pourraient être posées par les membres (à soumettre idéalement avant le 16.10).

Lieu de rendez-vous : chez Laurent qui aura la gentillesse de nous accueillir au 88 chemin de St Claude à Chalamont.

[SylvainL]

Voici le CR de ce soir. N'hésitez pas à faire des remarques...

Compte rendu bureau DAMALA 20/10/2021

Présents :
- Vincent BELLOIR
- Guillaume LESQUIR
- Laurent DERUE
- Lise MONTI
- Laurent CHOPARD
- Philippe SAEZ
- Sylvain LASSABLIERE

Ordre du jour :
1- Positionnement du bureau sur les sorties ne respectant pas les "Règles d’Encadrement Damala"
2- Fonctionnement pour les achats de matériel
3- Week-end Damala
4- Formations fédérales
5- Nettoyage du forum
6- Créations de partenariats (type jumelage) avec des clubs étrangers
7- Retour des commissions via les représentants qui seront présents
8- Réponses aux questions des commissions (nous nous basons sur les CR des commissions°
9- Réponses aux autres questions qui pourraient être posées par les membres

1- Positionnement du bureau sur les sorties ne respectant pas les "Règles d’Encadrement Damala"
Le nombre de dérogations en début de saison questionne le poids des règles en place au sein de l’association.
Les règles ont été établies pour encadrer l’activité et les sorties. Toute dérogation est donc forcément compliquée car remettent en cause ces règles. Dans ce sens, le bureau pousse à la formation des encadrants afin que ces dérogations soient minimalisées. Néanmoins les dérogations sont autorisées par le président, car c’est sur lui que pèsent une partie des responsabilités. Le président prend toutes les précautions pour assurer la sécurité des sorties.

2- Fonctionnement pour les achats de matériel
Les responsables qui effectuent une commande de matériel peuvent demander une avance sur frais auprès du trésorier, ce dernier effectuera un virement sur le compte de l’acheteur avant l’achat effectif. Il reste toutefois préférable que le trésorier engage directement les frais avec le magasin. Il est donc conseillé de se rapprocher du trésorier avant toute commande de matériel.

3- Week-end Damala
La journée a été définie le week-end de l’ascension (26-27-28-29 mai 2022), en camping, peut-être à St Claude ou Autrans.

4- Formations fédérales
Une formation initiateur SAE est proposée par le CT dans l’Ain à Ambérieu 20-21 novembre (1ère partie) puis 25-26-27 novembre (2ème partie). Pour les personnes intéressées à l’avenir, contacter le bureau, sachant que ce dernier encourage toutes les initiatives à ce sujet. Pour rappel les formations sont remboursées par le CT et le club (se renseigner sur les conditions).

5- Nettoyage du forum
- La problématique du forum va être de gérer les éléments épinglés qui n’ont pas lieu de l’être.
Il faut donc plutôt mettre les dates de sortie sur le calendrier du site, nous ferons un post (sans autorisation d’écriture) en tête de la rubrique sorties sur le forum vers le calendrier, expliquant le fonctionnement. Dans l’autre sens le calendrier pointera les dates de sorties vers les posts des sorties correspondantes.

6- Créations de partenariats (type jumelage) avec des clubs étrangers
Nous manquons d’attractivité (manque de lieux à proximité immédiate, que ce soit pour l’escalade comme le canyon). Néanmoins le côté canyon peut être plus fédérateur, au cas par cas. C’est un projet à mûrir, nous ne nous estimons pas encore prêts actuellement. Avis aux futurs porteurs de projets partenariats !

7- Retour des commissions via les représentants qui seront présents

Commission Escalade :
- Concernant les cordes achetées par le collège : la convention de la Mairie nous assure la gestion, nous pourrons donner l’inventaire EPI/cordes à acheter par le collège en leur fournissant les références. Nous ne pouvons pas nous permettre d’avoir des modèles de cordes différents, question de sécurité. Nous pouvons donc nous arranger avec eux à ce sujet en leur fournissant les références nécessaires. Nous laissons la commission escalade s’arranger avec M. Traclet du collège. Nous pouvons éventuellement commander auprès de Casal Sports (collectivités), nous avons un compte.
- Autre sujet concernant le magasin BB Outdoor de Meximieux : le bureau verra pour obtenir éventuellement des réductions auprès des licenciés et négocier des achats en tant que club. Laurent ira les voir, éventuellement accompagné d’un membre de la commission.
- Gestion des Damala : Suppression des Damala/Damalo au-delà du 3. A ce sujet il est entendu que le Damalo/Damala 3 doit forcément être équipé de son propre matériel en toute autonomie.
- Sur la question des « todolist » pour les encadrants, le bureau va étudier les publipostages afin mieux gérer les éléments d’informations sur les licences.

Commission Canyon :
- Pour les sorties multiactivités, la commission escalade demande à ce que ce soit le bureau qui organise ces événements. A ce sujet la réponse est compliquée sans avoir d’engagements des encadrants. Néanmoins la date du weekend de l’ascention (26-27-28-29 mai 2022) a été décidée (cf point 4).
- Pour la mise à jour du site :
Groupe Whatsapp commission Canyon : OK, sous réserve que les comptes rendus soient postés sur le forum.
- Longueurs de cordes : les cordes seront achetées en standard poupées pour avoir toutes les références plutôt que des cordes sur mesure.

8- Réponses aux questions des commissions (nous nous basons sur les CR des commissions)
- Salle de Bloc de Beynost : on pourrait partir sur un petit montant de tickets (100) à 7€ au lieu de 13€ en tarif normal. Bebel propose de faire les échanges le lundi lors de la séance SAE. Les tickets seront tamponnés « Damala ». Les règlements seront obligatoirement effectués par chèque. Les encadrants volontaires pourront effectuer les transactions.
Bebel se renseignera si les tickets sont à valeur illimitée, et éventuellement si la gestion des tickets peut être directement opérée par la salle, ce qui nous éviterait une gestion de trésorerie.

9- Réponses aux autres questions qui pourraient être posées par les membres
Demande d’accueil à la SAE de grimpeurs non-licenciés à Damala :
- licence découverte (7€) pour les débutants complets non licencés FFME, malheureusement toujours inaccessible sur le site de la FFME pour bénéficier de cette licence par les encadrants
- licenciés FFME venant sporadiquement : licence cotisation 45€, sinon licence découverte si moins intéressant pour l’intéressé(e).

[Lisa]

Bonjour. Merci pour le CR.
Mes remarques/interrogations :
4-Formations : j'ai collecté les données de ma formation initiateur de septembre. @Bebel: il faudrait qu'on le mette à dispo des futurs initiateurs sur le site non? Le mémento escalade de la ffme est aussi un bon support. Je peux prêter le mien si le club n'a pas la dernière version.

6-Julelage: par "étranger" j'avais compris extérieur à Damala J'apprécierai grimper sur d'autres murs de temps en temps (surtout depuis que j'ai vu Anse et Vaux). Sans parler de jumelage est ce qu'on peut pas envisager des échanges/location de salle (comme ça a pu être fait auparavant) ? @Laurent : est ce que qqch est envisageable avec le mur de Meximieux (ex : 1 créneau ouvert le mercredi soir)?

7-Partenariat BBoutdoor : Étant de Mex je peux accompagner Laurent. Dispo semaine pro mardi soir (si pas de créneaux grimpe), mercredi soir ou jeudi matin?

8-Salle de Beynost : La version ticket me paraît galère à gérer et moins écolo. Tous les adhérents n'auront pas la possibilité de venir un soir imposé, ça diminue les possibilités d'accès au tarif réduit et du coup moins intéressant pour la salle aussi ... On pourrait présenter notre carte Damala à la salle directement s'ils sont ok. Plus de problèmes de durée de validité.

9- accès salle ponctuel : j'ai pas compris. Ça veut dire qu'un licencié ffme paie plus cher en accès ponctuel (ou le même prix) qu'un non licencié? Bizarre non?

Bonne journée
Et bonnes vacances à certains!!

[sylvainF]

4-Formations :mon exemplaire est aussi a disposition
8-Salle de Beynost : @lisa d'expérience ça ne marche pas comme cela en fait le club achète des tickets et après ce débrouille avec la salle n'as plus rien a voir avec la gestion que tu en fait (cf la ffcam => mur de lyon (de mon tps ) et vaulx => vertical art)
corrigés moi si je me trompe les copains

y a t'il des échanges prévu avec jonages ou autres clubs comme on avait fait ?

sinon merci pour le CR