Communication Bureau 2024-2025

[bebel]

Bonjour à toutes et tous,

voici donc le post annuel pour les communications entre les membres du club et leur bureau élu.

Pour rappel, sur ce post, vous retrouverez :
- les comptes rendu de réunion du Bureau,
- des communications importantes du Bureau,

Mais c'est également un lieu pour poser vos questions au Bureau, alors n'hésitez pas.

[bebel]

C'est parti avec le premier compte rendu de réunion du Bureau, avec du retard.....

CR Réunion Damala 29/08/2024

Présents :
Nathalie BELAMIE,
Vincent BELLOIR,
Stéphane GAGET,
Sylvain LASSABLIERE,
Thibaud Wasserau,
Jean-Baptiste Cazier,
Sylvain Franchet

Début de séance : 19h30

forum des associations
Le forum des associations de Dagneux est le samedi 7 Septembre.
Début officiel du Forum à 10h
Objectif, arrivée pour les premiers à 7h, pour préparation de la salle, et ouvrir à 9h pour les premiers parents qui seront là vers 8h…. voire avant
Le bureau en appel aux adhérents disponibles pour venir aider à réceptionner les dossiers des réinscriptions et les nouveaux dossiers. Entre 15 et 20 bénévoles sont souhaités. Venir avec son t-shirt du club et sa bonne humeur.
Demander à SylvainF si il peut faire une affiche pour mettre en place au niveau de l’entrée du Forum.
Faire une demande à la mairie pour un marquage au sol.
Nath s’occupe de faire une communication sur le forum.


groupe baby helene
Ouverture le samedi matin, de deux cours baby escalade, de 8h45-9h15, 9h30-10h.
5 enfants par créneaux, pour des enfants de 3.5ans (révolus)-4ans pour le premier groupe, 4.5-5.5ans pour le second créneau.
>> ouvre-t-on d'abord à nos membres?
5 places sont réservées pour les enfants des adhérents du club.
Les places sont réservées jusqu’au forum des associations, si le dossier est rendu complet, paiement inclus.
>> matos
Faire un listing du matériel nécessaire, en vu de demande de subvention (@Hélène)

>> demande de subvention

Réunion encadrants
Réunion de rentrée des encadrants le mercredi 11 Septembre, 18h30 à la sae.

Présentation Trello pour les petits nouveaux
Le Bureau utilise Trello comme outil de gestion des tâches à effectuer.
Le compte Trello est un compte gratuit, limité à 10 utilisateurs.
Suppression des comptes non utilisés des années précédentes pour les commissions et bureau, afin de permettre d’intégrer les nouveaux membres du Bureau.


Week-end club
À réfléchir rapidement sur l’organisation ou non d’un week-end club. Peu de week-end de trois jours cette saison.


Fin de séance 21h15
Prochaine réunion le lundi 7 Octobre.

[nathalie belamie]

CR AG élective CT 01
Mardi 24 septembre

Election CT
- Le comité est élu à la majorité
- Le comité directeur élira ses délégués pour les AG nationale
- Les clubs vont devoir choisir leurs représentants pour les AG aussi

Dates des compétitions de la coupe de l’Ain
- 03/11 à grimp tout
- 07/12 à Ain Roc
- 08/02 à Grimp’ passion
- 23/03 à Roc Altitude
- 20/04 à d’Ain mur à l’autre (à confirmer)

Régional
- Etape de l’Open régional U12 U14 de bloc le 12 octobre
- 14 et 15 /12 Championnat régional de bloc à Vertical Art
- 5 et 6 / 04 championnat régional de difficulté à Aubenas
- Janvier championnat régional de vitesse ?? à confirmer

Falaise de Neuville-Sur-Ain
- Du 14 au 19 octobre 2 salariés de la FFME national vont venir pour effectuer des travaux
Un budget de 1500€ à prévoir pour frais de déplacement/logement /matériel à répartir entre les différents acteurs CT/LIGUE/ NATIONAL. Il est stipulé que la demande va être faite auprès de la ligue pour supporter une grosse partie de la prise en charge compte tenu du fait qu’elle ne veut pas mettre de salarié à disposition pour intervenir.
- BESOIN DE BENEVOLES s’y connaissant au moins un peu en falaise pour venir donner un coup de main.
- ASSURANCE : on en paye 1/3. Elle devient très chère. Concrètement la solution proposée par la région : augmentation de 10€ de la part CT sur les licences.
La mairie ne répond pas aux appels et aux demandes de rdv. Difficile dans ces conditions de transférer l’assurance sur la localité.
Pour rappel, une enquête de fréquentation a été effectuée pour le site de Neuville sur Ain et il s’avère que très peu de licenciés FFME la pratiquent, même occasionnellement.
Positionnement du CT : fermer le site
Positionnement du national : il faut la garder

point falaise/canyon
- canyon de la Brive interdit par le propriétaire
- Escalade à la Burbanche : nidation aigle royal >>> SITE INTERDIT DE JANVIER A AOUT

Formation initiateurs
- Plusieurs clubs ont proposé leur salle pour la formation. Reste à caler une date et trouver un formateur
- Pb de la rémunération des pro de la FFME qui demandent un triplement de leur rétribution pour assurer les formations ; coût qui serait inévitablement répercuté sur le tarif des formations.
Demande des pro d’augmenter les heures de formations pour passer à 70h de formation initiale ; difficilement supportable pour des bénévoles qui donnent de leur temps perso.
- Demande de recyclages

équipe départementale
- bilan 2023-2024 : bilan positif même si on a constaté de l'absentéisme (maladie ou démotivation) notament au stage de fin de saison en juillet.
Problème de la peur de la grimpe en tête
- saison 2024-2025 : remise en route avec Antoine Odoul comme DE
9 inscrits ou susceptibles d'être intéressés (à confirmer)
8 journées programmées : 4 en sae / 4 en falaise

[SylvainL]

CR Réunion Bureau Damala 07/10/2024
Présents : Nathalie BELAMIE, Stéphane GAGET, Sylvain LASSABLIERE, Thibaud Wasserau, Jean-Baptiste Cazier
Excusé : Vincent BELLOIR
Début de séance : 19h30

198 cotisants (1023-2024 : 185), 47 personnes ne se sont pas réinscrites => 67 nouvelles personnes, dont beaucoup d’adultes pour les sessions parent+enfant

Finances : si l’on se profile avec le respect des budgets, nous serons à +461€ en fin d’année

Demandes de validations des formations : Hélène initiateur via Ferrata, Rémy initiateur SAE, Antoine et Vincent initiateur escalade, Isabelle initiateur canyon, Steph, Phil et Nathalie moniteur canyon.
Ces formations sont validées par le bureau et feront donc l’objet d’une prise en charge selon le RI

DATES A RETENIR

Dam’Halloween : sur le week-end du 1-2-3 novembre.
1er novembre canyon de nuit accessible aux Damalo 1,
Pour la grimpe de nuit du 2/11, le club offrira les boissons,
rando le 3/11 sous l’égide du club grâce au Capitaine Jack

TELETHON
Date retenue vendredi 6 décembre
Tous à la soupe !!!!

Week-end canyon
les 3-4 mai en Ardèche

Week-end club
Date et lieu à définir : aux alentours de St Claude ? Ce pourrait être les 24-25 mai, sous réserve d’un sondage des encadrants favorables.

Achats et investissements : une tonnelle avec toiles latérales, de qualité.

Opération t-shirts: Nous allons étudier une nouvelle édition de t-shirts avec flocage. Nous nous renseignerons auprès de Pixel Chrom et de Sport Côtière. A voir sponsoring. = thibault



Problème de la licence découverte, les personnes non licenciées sont depuis cette année limitées à 2 renouvellement de licences découvertes à vie. Soit 3 licences journalières et 3 licences découvertes semaine

Prêts de matériel :

Suite à la réunion de la commission canyon qui a souhaité supprimer les sorties canyon hors club afin d’éviter une dérive qui peut s’apparenter à une concurrence du secteur marchand, et pour recentrer nos sorties et nos équipements EPI pour les membres du club, le bureau valide à l’unanimité cette demande et prévoit la modification du règlement intérieur.
Force est de constater que la modification de la prise limitée des licences découvertes va de fait réduire la possibilité d’ouvrir l’accès à nos sorties pour les personnes extérieures au club.

Projet résolution pour modification du Règlement intérieur

Règlement commun à tous y compris à l’escalade

Chaque encadrant initiateur ( et de fait gestionnaire EPI) aura le droit de sortir un maximum de 6 équipements complets ou partiels 2 fois par saison du 1 septembre au 31 août

Cela devra être conditionné aux 35 heures d’encadrement ou 5 sorties canyon, en direction des membres du club exclusivement, effectuées l’année précédente par l’initiateur. Cet emprunt ne pourra se faire que dans son domaine d’activité diplômée ou sur accord du bureau (matériel Via ferrata).

Le prix sera de 15€ par ensemble pour le canyon complet ou partiel (combinaison, baudrier équipé, casque, gants et chaussons)
Le prix sera de 5€ pour l’escalade (baudrier équipé, casque, longes)
L’emprunt de corde sera de 10€ (deux fois par an maximum)

Exemple pour le canyon :
Emprunt de 4 équipements canyon complets + 2 combinaisons (sans EPI) et une corde de 85m pour la sortie : 90€ (4X15€+2X15€)+10€ pour la corde = 100€
Exemple pour l’escalade
Emprunt de 2 équipements et une corde; coût pour la sortie : 10€ (2X5€) + 10€ pour la corde = 20€

La prise d'assurance de 5€ sera en sus via la licence découverte, non obligatoire mais fortement conseillée.
Ces emprunts de matériel seront inscrits sur le forum en tant que “sortie à caractère personnel” et une fiche d’emprunt de matériel devra être créée pour le suivi des EPI.

De fait, plus aucun emprunt à titre gratuit ne sera autorisé.

La mise en place de sortie avec des participants “hors club” sera possible uniquement sur décision du bureau et à titre exceptionnel (week-ends clubs, bon offert par le club…). Ces sorties seront inscrites sur le forum du club.

La prise de licences découvertes à la SAE sera désormais limitée (de fait, suite au changement de la politique de la FFME à ce sujet) à une licence par personne à vie (renouvelable 2 fois), venant découvrir le mur.

Adhésions à partir de mai : le tarif pour l’adhésion à partir du 1er mai sera diminué, sachant que le coût de la licence FFME est réduit de 50% à partir de cette date. Cette réduction sera donc en fonction de la prise en compte de la réduction de la FFME, la cote part du club restera la même.

PAE (association d’escalade d’Ambérieu) nous a accueilli la semaine dernière pendant la fermeture de notre mur, nous les invitons donc en retour pour leur présenter notre mur et les activités que nous mettons en place (sorties, animations…).
Date à définir avec eux = Nathalie
Probablement fin novembre.
Fin de séance
22h30
Prochaine réunion le 25 novembre à 19H30 à Béligneux

[nathalie belamie]

Bonjour à tous et toutes,

Conformément au règlement intérieur nous vous informons que lors de la réunion du bureau du 7 Octobre celui-ci a acté la modification des paragraphes 2.7 et 2.8 du règlement intérieur (sorties à caractère personnel pour les encadrants et prêt de matériel).
La version modifiée a été mise en ligne ce jour. Vous pouvez la retrouver :
sur la page dédiée aux documents administratifs du club https://www.dainmuralautre.org/administratif/
ou bien consulter la version papier directement à la salle sur simple demande auprès des encadrants.

[bebel]

CR Réunion Bureau Damala 25/11/2024

Présents : Nathalie BELAMIE, Stéphane GAGET, Sylvain LASSABLIERE, Thibault Wasserau, Jean-Baptiste Cazier, Vincent BELLOIR

Début de séance : 19h30

Logiciel Paheko
Le logiciel Paheko est un logiciel open source, au format web, qui a pour but de faciliter la gestion administrative d’une association comme la nôtre. Parmi les fonctionnalités qui peuvent nous intéresser : gestion des fiches adhérents, compatibilités, inscription, gestion des activités et sorties….
Présentation par Stéphane de l’import depuis la FFME, et de l’import de la compta.
Bien plus facile pour le suivi et l’archivage de la compta et des fiches adhérents.
On garde en test pour la saison 2024-2025.
Le service peut être autohébergé, ce qui nécessite un serveur (que nous avons déjà), et du temps d’administration. Le choix est fait de rester sur la version payante et hébergée/administrée par Paheko. Le prix est libre, à partir de 5€ par an. Don à l’association Paheko de 20€.
Pour l’instant, accès uniquement pour le Bureau, l’objectif étant d’ouvrir en fin de saison à l’ensemble des adhérents.


Point budgétaire et inscrits
215 adhérents licenciés DAMALA à ce jour, auxquels il faut ajouter quelques adhérents licenciés dans un autre club FFME.
8186€ de budget après les prélèvements des parts FFME départementales, régionales et nationales.

Validation des demandes de formations pour cette année
Les formations ont été validées lors de la dernière réunion du Bureau.
Nicolas Mallier est candidat pour une formation initiateur SAE. Le Bureau est favorable.

Achat tonnelle
Utilisée pour la compet, mais aussi pour le week-end Club.
Un budget de 400 à 500€ va être prévu sur le budget commission matériel et fonctionnement.
J-B et Sylvain se chargent de la recherche et de l’achat (avant fin février 2024).

Point tee shirt
35 commandes à ce jour.
Une relance est faite ce jour avant commande le 30 Novembre (@thibault)



Invitation PAE
PAE nous a gentiment accueilli sur deux séances à leur mur pendant ZAC en scène. Pour maintenir les bonnes relations et voir ces échanges se pérenniser, il est normal de les accueillir en retour.
À faire sur janvier sur deux jeudis ou un jeudi et un vendredi (@nathalie)


Groupes WhatsApp damala
De nombreux groupes existent, officiels ou underground, en complément ou remplacement du forum. Il est compliqué de suivre, et de savoir sur quel canal communiquer, d’autant plus que chacun ne connaît pas forcément l'existence de tous ces groupes.
Une communauté DAMALA Whatsapp permettrait de regrouper tous ces groupes, et au moins savoir qu’ils existent.
Ça ne résout pas les soucis de communication au niveau du club, mais c’est un axe.
Stéphane se charge de créer la communauté et de rattacher les principaux groupes dans un premier temps pour tester.



Assurage et encadrement
Des manquements sur la sécurité ont été observés depuis le début de saison, notamment sur les séances autonomes du mardi soir, assorties de manque de respect envers l’encadrant du jour lorsque des remarques sont faites.
Un rappel à l’ordre sur les règles en vigueur, pouvant aboutir à une exclusion, temporaire ou définitive sera fait.


Rallonge budgétaire com escalade
La commission fait la remarque qu’avant même le début de la saison, le budget a été déjà fortement entamé, pour les raisons suivantes, et sans forcément concertation des membres de la commission pour la saison, celle-ci n’étant alors pas encore constituée :
- achat de matériel pour la mise en place de l’activité baby escalade,
- prise en charge des licences découvertes utilisées pendant le Week-end club, afin de favoriser la participation des familles des adhérents.

La commission a mis en place des demandes de subventions (Mairie, département…), mais ne sera pas en mesure de renouveler une partie des prises si ces subventions ne sont pas accordées.
La commission demande que le budget pour la création de l’activité Baby Escalade soit pris en charge par le Bureau, sur les réserves du Livret A, afin de ne pas impacter trop fortement le budget de la Commission.
Le Bureau valide cette demande. Un budget exceptionnel de 600€ (montant des dépenses pour cette nouvelle activité Baby Escalade) est ajouté au budget de la Commission.

Révision statuts
Vincent plaide coupable, et reconnaît ne pas s'être occupé de ce sujet en fin de saison dernière.
Ce sera fait avant fin 2024, foi de bebel.




Article mairie
Article à écrire pour apparaître dans le bulletin municipal de la ville de Dagneux.
L’objectif est de donner une visibilité du club auprès des Dagnards et Dagnardes, mais permettre à la Mairie de montrer le dynamisme de la commune.
Une article sera écrit sur la base de ce qui a été fait les années précédentes (@nathalie)


Solution repérage inserts foirés
Les solutions proposées jusqu’à présent n’ont pas été efficaces.
Voir s'il est possible de marquer leur position avec des vis nylon, bâton de colle (mission pour la commission Escalade).


Fin de séance à 22h15.

Prochaine réunion le Lundi 27 Janvier à 19h30 à Lapeyrouse.