COMMUNICATION DU BUREAU 2022/2023

[Steph G]

Bonjour,

Veuillez trouver ci-joint le compte-rendu réunion du bureau du 05/07/22 dans le Rhône !!!! (merci pour l'accueil Hélène)

Présents : Nathalie BELAMIE / Vincent BELLOIR / Sylvain LASSABLIERE / Hélène SERRAT / Stéphane GAGET
Excusés : Laurent DERUE

ODJ
1/ DEFINITION TARIF SAISON 2022/2023

- Augmentation de la licence FFME de 21€ env
- Formations encadrants à budgétiser, cordes, compétition, rachat de prises
-Proposition d’augmenter la cotisation pour les adhérents
Attente projection de notre trésorier courant juillet sur les budgets des commissions en fonction des cotisations

2/ ORGANISATION DU QUI FAIT QUOI ? à faire évoluer

PRESIDENTE
Relation Mairie
Participation commissions canyon et escalade
Relation CT + membre commission escalade ?

VICE PRESIDENT
Gestion site informatique et droits accès
Relation CT + membre commission escalade ?

TRESORIER
Gestion de la trésorerie

VICE TRESORIER
Participant à la commission Escalade
Soutien trésorier

SECRETAIRE
Participant commission escalade
Secrétariat
Gestion adresse mail du club et réponse

VICE SECRETAIRE
Participant à la commission Canyon
Soutien secrétariat

3/ RECUPERATION DES IDENTIFIANTS AUX DIFFERENTS COMPTES
Vincent en cours de création de droit

4/ DEFINITION DES ORIENTATIONS BUREAU ET COMMISSIONS

Travaux du Bureau :

- Gestion administrative
- Mise à jour des docs administratifs
- Mise à jour des créneaux sur le site
- Mise à jour des affichages SAE
- Inscription à la FEDE
- Mise à jour des contacts auprès des différentes instances
- Gestion trésorerie
- Suivi et application du règlement intérieur
- Relation CT / FFME / Mairie…
- Organisation administrative de la compétition en soutien de la commission escalade
- Saisie et récupération des dossiers d’inscriptions en début de saison
- Enregistrement des licences
- Organisation forum des associations
- Organisation TELETHON (réunion 14/9)
- Ouverture des réunions du bureau aux membres DAMALA
- Extension du mur relance du dossier
- Réagencement possible du rangement du matos à la SAE ?
- Rénovation Site DAMALA
- Faire vivre Site FACEBOOK / INSTAGRAM (à voir)
- Logiciel TRELLO pour suivi des actions du bureau
- Réunion de rentrée des encadrants (initiateurs et co-encadrants escalade et canyon) en septembre (mercredi 7 septembre 19H00 (à confirmer) avec pot et barbecue

Orientations pour les commissions :
- Escalade
- Compétition DAMALA
- Evènements à thème
- Gestion des EPI escalade
- Formation d’encadrants nouveaux et recyclage + montées en compétence D3 ?
- Validation de passeports enfants et adultes

- Canyon
- Sorties canyons à thèmes
- Gestion des EPI canyon
- Formations des encadrants et montées en compétences

A chacune des commissions d’adapter ces orientations en fonction des possibilités et des volontés.

5/ ORGANISATION DES CRENEAUX SAE ET PUBLICATIONS SITE

- Certains des créneaux sont déjà pourvus en encadrement

- Lundi ?
- En attente de trouver un encadrant pour ouvrir le créneau ?
- Créneau famille ?

- Mardi 19h00 22H00 Hélène et Manu Fred + Michel ? = créneau autonome (damala 2)

- Mercredi 17h à 18H30 Vincent + Célia = enfants
Mercredi 19H30 21H00 Phil = ado

- Jeudi / 18H30 20H30 Nath et Lisa = damala1,2, débutants, ado et famille (parent autonome damala2)
Jeudi 20H30 22H Lionnel et Evelyne = damala1,2, débutants, ado

- Vendredi 20H00 à 22H00 Lio et Jacqueline = damala1,2, débutants, ado
- Samedi matin 10H00 à 11H30 Nath Rémy Phil Vincent = créneau famille et couple

6/ PREPARATION FORUM ASSOCIATIONS

Samedi 3 septembre 2022
- Organisation de la journée
- Aide pour l’installation
- Présence du bureau au forum pour recueillir les dossiers d’inscriptions
- Voir pour faire une liste d’attente
- Faire en aval un sondage pour les enfants pour voir qui se réinscrit = Vincent
- Organisation grimpe pour essai (avec encadrants)

7/ DECLARATION DU NOUVEAU BUREAU A LA PREFECTURE ET CHANGEMENT AU CT ET MAIRIE / Sylvain

8/ POINT SUR CERTIFICATS MEDICAUX A RENOUVELER / Sylvain
ET INFORMATION SUR LA GESTION (TELECHARGEMENT) VIA COMPTE FFME / Nath et Steph

9/ PREVOIR DE REFAIRE AFFICHAGE SAE ET SITE INTERNET / Vincent

10/ REFONTE DU REGLEMENT INTERIEUR AVEC MODIFICATIONS DAMALA ET DAMALO / nath

12/ SUITE SONDAGE VESTE / Hélène/Vincent/Steph
- Constats
- Site de commandes actuel peu utilisé
- Montant vêtements cher

- Principe : proposer aux adhérents de commander en début d’année au moment des inscriptions un tee-shirt ou une veste
- Pré commande de vestes et tee-shirts pour essayage (y compris les tailles enfants) pour le forum
- Participations de 5€ pour un tee-shirt et 10€ pour une veste ; à voir avec l’étude du budget global fait par Laurent
- Voir si possibilité de subvention ou sponsor pour réduire le coût pour le club
- Pour les enfants, prêt de tee-shirt à l’année pour la compétition ?
- Récupération des informations auprès de Jacqueline (quelle quantité, en gros, lors des anciens achats groupés)
- Voir fournisseur DAGOBA pour vérifier le tarif à obtenir en cas d’achat groupé. Si besoin, changement de prestataire

13/ RECHERCHE DE SUBVENTIONS

- Sponsoring
- Subventions / projets
- Projet d’extension toit (sae)
- Equipes
- Formations jeunes
- Département (CT)
- Régions / ministère des sports
- Europe
- Banque crédit agricole ..

Création base documentaire (toutes les subventions possibles) / Vincent

14 / TELETHON

VENDREDI 02 DECEMBRE au SAMEDI 03 DECEMBRE 2022
- Première réunion le 14 septembre 2022 / Dagneux / Nath et Hélène
- Projet de montée de l’Everest à la sae du vendredi 20h au samedi soir (si suffisamment d’encadrants)
- Assurance évènement par TELETHON
- Récupération de chaussettes pour action du comité des fêtes
- Thématique sur la couleur ????

15/ MISE A JOUR DOSSIER D’INSCRIPTION / Nath et Steph
- Fiche assurance MAJ
- Fiche Inscription MAJ
- Certificat Médical + questionnaire santé Adulte et mineur
- Site DAMALA à mettre à jour
- Voir réservation pour veste ? ou tee-shirt
- Demander autorisation utilisation imprimante commission escalade
- Notice assurance
- Attestation prise licence / CE
- Carte de membre remise à jour et à pérenniser, voir automatiser
- Permanence à organiser les soirs du post forum pour récupération des dossiers
- …….

Prochaine réunion 25 juillet à 19H30
BONNE NUIT A TOUS
le bureau

[Lionel P]

Félicitations au nouveau bureau et bon courage pour cette nouvelle saison.

[Lisa]

Plein d'info merci. C'est bien d'avoir la date des événements bien à l'avance pour espérer pouvoir y être
Bel été à tous

[Greg01]

Merci pour ce CR bien complet et bel été

[Steph G]

Bonjour

Vous pourrez trouver ici le lien pour l'accès au nouveau règlement intérieur validé par le bureau et les différentes commissions en 2021/2022


Cordialement

[Steph G]

Bonjour

Vous pourrez trouver le lien ici pour l'accès à l'assemblée générale 2021/2022 validée par le précédent bureau et les comptes-rendus d'activités des deux commissions escalade et canyon


Cordialement

[SylvainL]

Bonjour, voici le compte rendu de la réunion du bureau du 25/07/22

Présents : Nathalie BELAMIE / Vincent BELLOIR / Sylvain LASSABLIERE / Hélène SERRAT / Stéphane GAGET /Laurent DERUE

début de séance 19h30

ODJ

1/ Montant de l’adhésion 2022/2023
2/ Point sur règlement intérieur
3/ Point sur la rentrée
4/point sur responsabilité des sorties Hors club
5/participation DAGNARDE
6/ Gestion des droits site et forum
7/ Offre de BB Outdoor


1/ Montant de l’adhésion 2022/2023
- Augmentation de la licence FFME de 21€ env
- Formations encadrants à budgétiser, cordes, compétition, rachat de prises
- Proposition d’augmenter la cotisation pour les adhérents de 10€
Au vu de la projection de notre trésorier sur les budgets des commissions nous optons sur une augmentation de 10€ pour tous les types de licences hormis les licences avec prêt de matériel : 15€.

2/ Point sur le règlement intérieur
Nathalie a soumis des modifications sur le règlement intérieur, soumis sur le drive. Les soumissions sont relues, modifiées et approuvées par le bureau. Le règlement sera publié immédiatement aux adhérents.

3/ Point sur la rentrée
- fiche d’inscription : prête moyennant l’actualisation du montant des licences
- fiche d’assurance FFME : dans le drive, à disposition pour téléchargement en préparation de l’inscription
- certificat médical : toujours valable (pas de modification sur le document)
- attestation pour CE : prête
- questionnaire de santé : mis à jour, prêt
- fiche textile : à mettre à jour (DAGOBA) pour la production de T-shirts et vestes. Nous partons sur le principe d’un T-shirt standardisé H/F. Nous pré-commanderons des T-shirts avec des tailles différentes pour les essayages. Une ristourne sera effectuée par Dagoba sur ces T-shirts dans la commande générale ultérieure.
- sponsors : trop tard pour une mise en place à la rentrée
- prise en charge des T-shirts à hauteur de 5€ par adhérent et 10€ pour les vestes.
- Cartes de membres : problématique de l’impression : on abandonne la carte de ce fait au profit d’un listing en début de séance et de saison, en essai cette année. Une pastille de couleur sera apposée sur les scellés des EPI pour signifier le niveau de Damala 2.
De ce fait, il sera nécessaire d’apporter une seule photo d’identité.
- Forum des associations :
Places disponibles enfants : 5 sûres.
Sont prioritaires aux inscriptions les licenciés du samedi matin de la saison 2021-2022 puis les enfants non licenciés des membres du club, par conséquent il n’y a pas de liste d’attente mise en place.
Une communication sera faite mi août pour appel à participation au forum pour les initiateurs comme pour les membres du club.
Réunion de rentrée avec tous les encadrants prévue le 7 septembre. Date à noter. Une communication de confirmation sera faite mi août.

4/point sur responsabilité des sorties Hors club
La responsabilité est compliquée dans la gestion de sorties hors club. Suite à contact avec le département juridique de la FFME, un arbre décisionnel sera élaboré, une information sera faite lors de la réunion de rentrée avec les encadrants le 7 septembre.

5/ Participation Dagnarde
2 bons découverte canyon seront offerts à la Dagnarde comme lots.

6/ Gestion des droits site et forum
Hormis Hélène qui pose un gros problème pour Bebel… La liste des administrateurs a été mise à jour.

7/ Offre de BB Outdoor
BB Outdoor propose une remise de 10% aux adhérents. Le magasin propose en complément une réduction supplémentaire de 10€ pour 100€ d’achats.

Séance clôturée à 23h30
Prochaine réunion : fin août (à définir)

[Steph G]

Bonjour,

Veuillez trouver ci-joint le CR de la réunion du bureau rédigée par Nath


REUNION BUREAU 26 SEPTEMBRE 2022

Présent : Hélène Serrat, Vincent Beloir, Stéphane Gaget, Nathalie Belamie, Laurent Derue (visio) Sylvain Lassablière (visio)

1] Bilan rentrée (effectifs, permanences, séances.)
148 adhérents à confirmer (cause problème enregistrement site MYFFME)
Bilan permanences : nécessaire / a manqué de com. : on n’a pas dit quand et où. Faire moins de permanence et mieux les cibler.
Séances : phil, faute de participants, ferme sa séance du mercredi soir : proposer un créneau qui se libère
Lundi : ouverture d’un nouveau créneau Rémi et Simon 19h30-21h damala2
Formation : Simon doit passer son recyclage initiateur
Initiateur SAE et ou SNE : Antoine et Fred (à confirmer)
Demander à Jérôme si possibilité de coupler sae/sne
Retour très positif de tous les adhérents en ce début d’année
Fiche d’inscription à refaire/ reconcevoir (attestation adhésion, supprimer l’annualité.)/ ne pas oublier de renseigner qui prend le dossier / fiche à refaire au bout de 3 ans (fin certificat médical)

2] Budgets des com
Basé sur 148 adhérents. 144 + 4 extérieurs
2820€ à partager entre com
Com escalade 1691€ hors cordes SAE 1000€, ouvertures voies 1200€ et frais compétition
La com devra se positionner sur les budgets proposés, les cordes doivent-elles être intégrées au budget ?
Com canyon 986€
Com matériel 141€

3] retour réunion CT
- myfme : bilan c’est pas top, bcp de pb
- dates compétitions : pour DAMAL Dimanche 9 avril (pâques)
Tarif : 17€ championnat et 10€ coupe de l’Ain
1 joker : U8/10/12 = 4 compet sur les 5 pour le classement
5/7 pour les plus grands
Si compétition bloc session = bloc session demande bénévoles pour démontage et remontage de voies après la compet (le club a déjà refusé le remontage)
- Equipe dep :
3 vertical côtière / 2 Ain Roc / 2 st vulba / 1 damala (peut être)
Enfants et parents motivés (8 à 12) sur 2 résines/ 4 falaises / stage d’été (auquel les parents doivent participer)
120€/enfant – prise en charge par famille + stage été (pas encore chiffré)
2 enfants pressentis et contactés par Vincent
- Falaises : tout est réouvert
Déconventionnement en cours / pb des mairies qui ne bougent pas
Les com-com prennent les responsabilités mais CT en gestion d’entretien.
Pour info : falaise Salez TB site école mais non conventionné
- Formations
Stage sae Saint-Denis les bourg 12/13 nov ou 19/20 nov ou 3 / 4 décembre
Stage init sne juin/juillet à la rivière par Christol Belisant
Stage EPI : refaire point, si suffisamment de personnes, peut s’envisager chez nous (vincent)

4] retour réunion téléthon (orga événement, opération chaussettes)
Bcp d’asso – action et/ou défi
Début Vendredi 18h – fin dimanche midi (30h)
Dagneux = Village téléthon
Soupe vendredi soir – dimanche défi chaussettes cousues sur place
DAMALA : vendredi 20h mur ouvert à tous – nuit bivouac dans la salle, repas au réchaud (pour les membres adultes seulement - pas d’enfants) – samedi 10h retour du public jsq samedi soir
2€ la grimpe (prévoir un fond de caisse) – remise chèque au comité des fêtes
Objectif : monter de l’Everest
Com escalade prend le relais pour orga : les init présents et les participants
Chaussettes trouées ou pas à récupérer : centralisé par le club >> 1 semaine de collecte avant le 22 octobre.
Téléthon : comité des fêtes
Com encadrants (nath)
Com membres (nath)
2 collectes par le comité des fêtes : le 22 octobre et le 18 novembre (remise par le club le 22 octobre)
Assurance prise en charge par comité fête
2 réunions à venir 12/10 et 16/11 (nath & Hélène)

5] orga Damhalloween
Dates retenues : weekend 4/5/6 novembre (le 31 octobre étant au milieu des vacances dans un weekend de 4j).
Com canyon : canyon de nuit vendredi + canyon samedi
Com escalade : grimpe de nuit samedi + via ferrata nuit ?
Voir Jacques : rando d’halloween dimanche
Communication vers encadrants : com escalade / canyon
Communication membres après retour des commissions : bureau
Affiche : nath
Prévenir Mairie (sylvain ou steph)

6] weekend club
Pilotes : Hélène & Steph & Sylvain
- Date
- Trouver lieu zone activité multi activités (escalade, canyon, via, rando..)
- Camping
- Encadrants
Activités réservées aux membres sur les critères de sortie club
Accueil pour toute la famille sur site
Activité éventuellement ouverte si place restante avec licence journalière (sera décidé au cas par cas)

7] nouveau site / framateam
• Nouveau site : en construction par Sylvain Franchet. Très gros boulot ! Merci à Sylvain
- Qq amélioration à faire
- Travailler avec les com escalade et canyon et d’autres membres
>>> mettre un coup de collier pour lancer le site rapidement
Voir Sylvain pour caler date d’échanges
• Forum : Vincent ne s’occupera plus du forum. Il faut trouver un autre administrateur (steph et Sylvain ?)
• Framateam : abandonné
• Facebook à alimenter (attention droit à l’image)
• Trello : faire un ticket / 1 action

8] article bulletin de la maire
• Contacter la mairie pour savoir quand il faut le rendre (Nath)
• Rédiger article +photo

9] point badges
• Point avec Cathy Bernard le 3 octobre
• Une convention de responsabilité individuelle sera éditée pour chaque possesseur de badge.
• Manque 4 badges à faire faire
• 2 badges ont disparu

10] zac en scène
Ouverture aux autres membres via « vie du club » avec priorité aux encadrants (steph)

11] point partenariat bboutdoor
Pas de très bon retour pour le moment : Pb d’approvisionnement
Mais.. point positif : c’est local et le pourcentage ramène au prix publique et notamment pour le matos montagne.
Commandes à anticiper davantage

12] autres
• Bloc session : Lisa sur le coup
Ticket à 7€ plus possible.
Passé 8.5€ les 500. Discussion avec vertical côtière pour partage des frais.
A prévoir peut être : session club sur bloc session (délocalisation) pour écouler les tickets.
Pb : Risque financier important : si bloc session ferme, grosse perte
Le bureau n’est pas très favorable compte tenu du risque engagé.
Eventuellement si on arrive à s’organiser avec vertical pour achat de 100 tickets ok, sinon, trop risqué.
• Echanges avec d’autres clubs : Lisa prend contact avec les autres clubs du secteur pour échange de séance.
• T-shirts (7 octobre dernier délais) : relance par mail (Sylvain) / facebook (Lô)
40 t-shirts en commande pour le moment
• Caisse d’épargne Montluel : aller faire la signature à la banque.
Demander si trésorière adjointe peut avoir la signature

Séance close à 22h35

[KASAS]

Merci pour ce compte-rendu.

[sylvainF]

bonjour !!,
merci pour le compte rendu.
on en avait déja discuté avec lisa l'année dernière.
maintenant que le bureau a changé au CPEAVV. je demande au nouveau président ce qu'il est possible de faire