Comptes rendus de réunion bureau 2022/2023

[SylvainL]

Compte-rendu réunion du bureau du 16/01/23

Présents : Nathalie BELAMIE / Vincent BELLOIR / Sylvain LASSABLIERE / Hélène SERRAT / Stéphane GAGET
Excusé : Laurent DERUE
début de séance 19h15

ODJ :


1/ Révision des règles d’encadrement canyon et escalade
2/ Weekend multi activités
3/ T-shirts
4/ Cerfa frais de déplacement
5/ Dossier de subventions mairie
6/ Point Compétition
7/ Nouvelle version du site
8/ EPI

1/ Révision des règles d’encadrement canyon et escalade
La commission canyon a revu les règles. Nous demandons à la commission canyon de modifier les règles concernant les sorties encadrées par damalo 3 + damalo 2 afin d’autoriser ces sorties sous réserve d’aval par le président.
La commission escalade re-discutera des règles d'encadrement à leur prochaine réunion en février.
Le problème de la gestion des EPI est à revoir en commission canyon. A revoir aussi en commission canyon la gestion des EPI, qui serait à intégrer au DAMALO 3
Lien vers les règles d'encadrement sorties canyon :https://docs.google.com/spreadsheets/d/ ... ue&sd=true

2/ Weekend multi activités
Le weekend est officialisé. Nous pouvons continuer sur la prise de contact avec les campings + réservation par les membres. Nathalie fera le mail à destination des membres très prochainement pour bloquer les 6-7-8 mai.

3/ T-shirts
Les T-shirts arrivent. Un fichier avec émargement sera imprimé pour faire signer lors de la réception des T-shirts par les adhérents, des permanences seront mises en place par Vincent BELLOIR.

4/ Cerfa frais de déplacement
Stéphane se rendra disponible pour accompagner à la saisie du tableau de déclaration des frais pour les initiateurs. Il est dommage que ces derniers ne puissent pas déclarer ces frais aux impôts, car cela ne coûte rien au club et que les initiateurs dépensent des sommes importantes dans leurs déplacements pour le club. Le CERFA sera rempli par le bureau.
Mise en place du nouveau tableau pour l’année 2023 : penser à faire la communication pour que les membres puissent faire leur renonciation aux droits de remboursement.

5/ Dossier de subventions mairie
Vincent et Sylvain F ont effectué un gros travail de réflexion + mise en page pour concevoir un dossier type de demande de subventions :
types de projets possibles (amélioration stockage/local, achat de nouvelles prises, etc)
Au vu de l’échéance de remise (fin janvier 2023), il paraît plus judicieux d’orienter la demande à la mairie sur une demande de subventions pour des prises, avec une orientation “enfants”, “compétition”, etc.
Pour les prochaines années nous pourrons préparer un dossier très abouti pour des projets plus “lourds”.

6/ Point Compétition
La commission escalade a repris les tableaux d’organisation.
Concernant les ouvertures de voies, l’objectif est de réduire les frais (1200€ l’an passé) en faisant appel aux ouvreurs du Comité Territorial ou à la FFME.
Les contacts avec la mairie seront repris par le bureau afin de centraliser les échanges, pour un “interlocuteur unique”.

7/ Nouvelle version du site
Nous effectuerons une mise en ligne du site “tel quel”. Les photos seront mises en ligne en l’état, un tri a été fait en fonction de la qualité. Nous apporterons des modifications au fil du temps.

8/ EPI
Dates de formation : voir pour 22-23 avril, 13-14 mai, 3 juin, 10-11 juin en fonction de la disponibilité du CT

Séance clôturée à 23h
Prochaine réunion : à définir

[Isakinder]

Merci

[FAVRE Emmanuel]

Merci pour le retour .
Dis Vincent c'est quand qu'ils arrivent les T shirts .
Pas de sponsoring cochonou hein t'a promis.

@+

[bebel]

heureusement que je reste maître de moi-même....

Plus sérieusement, t-shirt arrivés ce jour chez moi.

[nathalie belamie]

Pas de sponsoring cochonou hein t'a promis.

va savoir... Vincent peut être joueur...

[SylvainL]

Compte-rendu réunion du bureau du 06/03/23

Présents : Nathalie BELAMIE / Vincent BELLOIR / Sylvain LASSABLIERE / Hélène SERRAT / Stéphane GAGET / Laurent DERUE
début de séance 19h40
ODJ


1/ Point financier projet compétition
2/ Formation EPI
3/ Modification fiche d’inscription 2023/2024
3/ Weekend multi-activités
4/ Possibilité de financement de l’aménagement du local

1/ Point projet compétition + finances

Malgré le coût de l'ouverture des voies (+ 500€/budget), le club devrait être à l'équilibre en fin de saison.
Côté subventions, nous avons obtenu 100€ de la part de Semcoda. Laurent Derue regarde pour obtenir quelques subventions de son côté.
Nous prévoyons un apéritif pour le 31/03 lors du démontage.
L’an prochain, il faudra budgétiser min. 1500€ pour l’ouverture.
Prévoir des viennoiseries pour le matin (inscrire au budget)
Idem pour les années à venir, prévoir l’achat d’une sono + micro.
Laurent se charge de faire renouveler la convention avec le collège.
Cadeaux des vainqueurs :
A ce jour, nous avons…

• 5 séances bloc session

• cadeaux caisse d’épargne

• 2 pots confitures & 2 sachets tisane fille d’Hélène

• Tableau fille de Fred

• 1 séance d’hypnose Geoffrey

• 3 lampes petzl

• lots BB Outdoor à venir

2/ Formation EPI
La date est retenue (13 mai), nous avons la salle et le formateur. Les conventions vont être éditées. Il faudra apporter un peu de matériel à fins de démonstrations, ainsi que les fiches EPI. Chacun devra s’inscrire individuellement sur le site de la fédération. La budgétisation (50% du financement, soit environ 25€/personne, sous réserve que l’adhérent s’engage sur le long terme avec Damala) sera impactée sur l’an prochain en termes de finances.

3/ Week End multi-activités
Point sur la participation : les règles ont déjà été évoquées lors de la communication du week-end concernant les enfants et accompagnants des licenciées quant à la possibilité de leur participation.
Les inscriptions seront disponibles jusqu’à la veille, sachant que les adhérents gèrent eux-mêmes leur hébergement. Nous avons actuellement 38 inscriptions.
Nous prévoyons éventuellement en frais l’apéritif du weekend de Luc-en-Diois

4/ Possibilité de financement de l’aménagement du local
Nous avons avancé sur le projet initié par Philippe Saez, pour un réaménagement du local de la SAE.
(Mise en place d’une grille toute hauteur pour diviser l’espace, et installation d’une étagère en fond de local; les armoires des autres associations seraient installées devant la grille)
Suite à la rencontre de deux entreprises spécialisées pour chiffrage du projet, nous avons pris contact avec les référents de la mairie. Ces derniers nous demandent de nous positionner sur une participation éventuelle de Damala pour réaliser ces travaux.
Le devis est de 2986€HT. Nous pouvons, suivant notre budget prévisionnel et notre “matelas”, supporter les frais d’étagères (1392€ TTC) en proposant à la mairie de financer les grilles (1826 € HT, 2191,20€ TTC). Cela montre notre volonté de participer à la hauteur de nos possibilités.

Séance clôturée à 21h30… exceptionnel !
Prochaine réunion : à définir

[Isakinder]

Merci pour le CR

[SylvainL]

Bonjour à tous,
Ci-dessous le compte rendu de réunion du 16/05/23 qui fait effet de convocation à l'assemblée générale 2023, laquelle se tiendra à la salle Molière
à Dagneux le vendredi 23 juin à 19h30 (place des tilleuls au-dessus de la poste).

Compte-rendu réunion du bureau du 16/05/23

Présents : Nathalie BELAMIE / Vincent BELLOIR / Sylvain LASSABLIERE / Stéphane GAGET / Laurent DERUE
Excusée : Hélène SERRAT
Début de séance 19h30

Ordre du jour

1/ Point mairie
2/ Adhésions 2023/2024 et tarifs
3/ Nettoyage salle
4/ Investissement sono
5/ Dagnarde
6/ Retours sur la compétition
7/ Bilan du weekend Damala
8/ Bilan de l’année au bureau
9/ Membres sortants
10/ Créneaux enfants
11/ Modification des règles d’encadrement
12/ Matériel pour les sorties perso « encadrants »
13/ Organisation barbecue et sortie de fin de saison
14/ Changement de banque
15/ Ordre du jour de l’assemblée générale


1/ Point mairie
Un box a été alloué par la mairie de Dagneux. Cela permettra d’y stocker le matériel de canyoning & SNE. Reste à voir pour l’assurance du club (prise en charge du local) et la gestion de la clé.
Nous attendons une réponse pour les financements de la mairie (dossier remis pour rappel le 31/01/23).

2/ Adhésions 2023/2024 et tarifs
Nous avons mis en place un compte HelloAsso, permettant de gérer les règlements de cotisations. Cela permettra d’automatiser les paiements des anciens membres afin de faciliter la gestion, restera en particulier le paiement pour les enfants et nouvelles inscriptions lors du forum. A voir si on est opérationnel en septembre ou le mettre en place courant de l’année.
Laurent propose une maquette pour étudier les différents tarifs d’adhésion sur le site HelloAsso.
Au niveau des cotisations de l’an prochain : +4€ max FFME nationale, maintien 4€ CT et +2€ régional soit minimum +6€/maximum +8€ sans compter l’augmentation de l’assurance probable. Le montant des licences sera proposé à l’AG et voté par le prochain bureau.

3/ Nettoyage salle
C’est aux associations, à tour de rôle 1 fois/mois de réaliser le nettoyage de la salle. Le nettoyage est effectué chaque période de vacances par la mairie, mais c’est à nous de le réaliser à tour de rôle avec les autres clubs (aïkido, danse et collège) 1 fois/mois.

4/ Investissement sono
Il serait bien de faire un appel plus large pour le prêt de sono en dehors de la compétition où l’on fait appel à la sono de la mairie. Cela évitera un achat dispendieux et peu utilisé.

5/ Dagnarde
On fait appel aux bénévoles pour le 27 août afin de participer à l’organisation. La Mairie demande en effet aux adhérents d’associations de participer à 2 événements associatifs de la commune. Nous participons au téléthon et à la Dagnarde dans notre cas. Gestion buvette. Pas de coût pour Damala.

6/ Retours sur la compétition
- Bénéfice : 490 €.
- Produire une souche de reçus pour les clubs demandant des attestations de régularisation (reçus de paiement).
- Nous proposerons un sondage des personnes ayant œuvré de près ou de loin ces dernières années à l’organisation de la compétition le maintien ou non de la compétition en présentant les avantages et inconvénients.

7/ Bilan du weekend Damala
Très bon bilan d’ambiance.
54 présents en comptant les familles.
A renouveler ! Il faudra fixer la date et le lieu plus tôt dans l’année.
La dame du camping a trouvé le groupe formidable et nous remercie pour le repas de n’avoir eu aucune erreur de paiement !
Nous pensons faire pour le prochain weekend un sondage afin d’avoir « grosso modo » les projets de types de sorties afin de ne pas avoir à emmener TOUT le matériel (14 combinaisons sur 41 apportées utilisées cette année).

8/ Bilan de l’année au bureau
Un bilan positif, les réunions sont toujours conviviales et les tâches ont été bien réparties, bien que les rôles ne soient pas toujours définis en tant que tels sauf pour la trésorerie.

9/ Membres sortants
Statutairement 2 personnes se doivent d’être membres sortants :
Laurent Derue est membre sortant et ne se représente pas.
Vincent Belloir est sortant mais candidat à sa réélection.
Venez nous rejoindre pour renforcer le bureau, les postes ne sont pas figés et seront décidés à l'issue de l’AG en fonction des affinités et envies !

10/ Créneaux enfants
Sondage auprès des encadrants pour l’organisation de créneaux enfants pour obtenir le nombre de places enfants.
Sondage auprès des enfants créneaux enfants + enfants du samedi pour connaître ceux qui souhaitent intégrer les cours enfants.

11/ Modification des règles d’encadrement
Règles d’encadrement sur les encadrements de sorties canyoning « marchandes » (ex : enterrements de VDG/VGJF) qui entrent en concurrence avec les moniteurs professionnels diplômés d’état : ce point sera supprimé du règlement car interdit => dernières lignes, article 2.7 du règlement intérieur où les lignes doivent être supprimées.

12/ Matériel pour les sorties perso « encadrants »
Le point 2.8 du règlement est à modifier et sera proposé pour validation à l’assemblée générale.

13/ Organisation barbecue et sortie de fin de saison
Comme l’an passé nous proposons le 24 juin (lendemain de l’AG) pour la journée club suivie d’un barbecue. Budget apéritif pour l’occasion des 2 jours : 200€.
Cette Journée sera aussi l’occasion du passage des passeports pour les 3 cours enfants.

14/ Changement de banque
A prévoir en fin d’année/début d’année civile suivante par le futur bureau.

15/ Ordre du jour de l’assemblée générale
Ce compte rendu fait office de convocation à l’assemblée générale qui se tiendra à la salle Molière à Dagneux le vendredi 23 juin à 19h30 (place des tilleuls au-dessus de la poste)

Ordre du jour de l’Assemblée Générale

• Bilans des commissions et du bureau

• Vote budget

• Vote des modifications du règlement intérieur (règles d’encadrement à modifier) et règles de sorties en escalade et canyon suite mise à jour

• Maintien de la compétition

• Renouvellement des membres du bureau

En cas d’impossibilité de votre part d’être présent vous pouvez nous faire parvenir le pouvoir ci-lié :
https://docs.google.com/document/d/1v2I ... ue&sd=true

Documents annexes :
- proposition modification règlement intérieur : https://docs.google.com/document/d/1eZF ... ue&sd=true
- proposition règlement des sorties canyon : https://docs.google.com/spreadsheets/d/ ... ue&sd=true et escalade : https://drive.google.com/file/d/1CB8R67 ... share_link
- sondage compétition : https://docs.google.com/document/d/1-Qv ... sp=sharing

Fin de séance : 23h00