communiqué du bureau saison 2019-2020
Posté : 17 juillet 2019, 22:34
Réunion du bureau 15 juillet 2019
Réunion présidée par Philippe saez. Présents : Laurent Derue, président adjoint, Laurent Chopard, trésorier, Sylvain Franchet, trésorier adjoint, Nathalie Belamie, secrétaire et Mélisande Saby, secrétaire adjointe.
Séance ouverte à 20h
1. Le point sur l’administratif : ce qui a été fait, ce qu’il reste à faire
Toutes les démarches administratives ont été faites.
- Trombinoscope encadrants (manquent Colin + Lise) + refaire celui à la sae
- Trombinoscope bureau affichage salle
- Rdv banque Lolo/Phil
- Réafiliation du club au 1er septembre CAPITAL : aucune saisie de licence possible sinon.
- Révision du RI
- Point sur les t-shirt : qui ? où ? Laurent Chopard se renseigne sur la possibilité de passer par site qui permet au membre de faire la commande directement.
2. Modification du règlement intérieur
Les §1.1 (tarifs), 1.2 (âge des enfants), 2.3 (accès créneau famille) ont été révisés. Pas d’augmentation des tarifs sorties « hors membres »
Le nouveau bureau, même s’il a conscience des impératifs de réinscription et des inconnues sur les augmentations des parts ligue et CT, se pose la question de ne pas augmenter le tarif enfant, gourmand en temps et en encadrement. Les tarifs ne sont pas révisés cette année. Le trésorier fait part de la difficulté de gérer trop de tarifs différents.
Les modifications sont validées par le bureau.
3. Point sur les créneaux SAE + inscription enfants
Tous les créneaux adultes sont rouverts l’année prochaine avec un créneau supplémentaire le mardi de 18h à 20h : créneau autonome (damala2) ouvert par Lionel Pompougnac et Jacqueline Kasas. Objectif, comme pour le jeudi, permettre un créneau de grimpe de 4h consécutives.
Suite au départ de JC, il a pu être proposé une place à tous les enfants déjà inscrits. Cependant, nous ne serons pas en mesure d’accueillir de nouveaux enfants à la rentrée.
La possibilité de recourir à un DE à été évoqué, mais il a été rappelé que ce n’est pas la philosophie du club qui fonctionne sur la base du volontariat.
Eventuellement, un DE pourrait être envisagé pour le groupe compétition.
4. Fonctionnement des commissions
Pour rappel : les commissions ont historiquement été crées pour appuyer le bureau dans les démarches non administratives. La question se pose de savoir s’il est pertinent que les membres du bureau soient acteurs dans les commissions. Pour le moment, pas de changement, un membre du bureau prend en charge la liaison avec le bureau mais il est suggéré que cette tâche puisse incomber à un membre qui ne soit pas du bureau.
Il est évoqué par ailleurs la possibilité de la participation des membres qui le souhaiteraient aux différentes réunions du bureau. Il parait important que chacun puisse venir voir comment les choses se passent ou s’exprimer. En revanche, le membre « visiteur » n’aura pas de droit décisionnaire.
Il parait important d’ouvrir le plus largement l’implication des membres dans la vie du club et donc de communiquer davantage sur les besoins et ce que chacun peut faire pour aider, même s’il ou elle ne fait pas partie de la commission de manière officielle.
La commission escalade devra se pencher dès septembre sur la préparation de la compétition qui sera un gros morceau à reprendre suite au départ de JC.
5. Point sur les encadrants / formations
Remise en place de la réunion encadrants du début d’année qui se tiendra cette année lors du forum des associations entre 13h et 14h.
Suite à cette réunion, une réunion trimestrielle par activité est envisagée afin de pouvoir communiquer, échanger sur les pratiques et faire passer d’éventuelles informations.
Formations :
- Formation interne d’ouverture de voies : il parait important de former à l’ouverture de voies, de prévoir dès la rentrée un planning d’ouverture de voies et ce jusqu’à janvier, pour donner des voies nouvelles aux membres. Plus de modifications majeures de janvier à avril (date de la compétition)
- Formation gestion EPI encadrants : comme annoncé lors de l’assemblée générale, il semble important que tous les encadrants puissent participer à une formation EPI. Prise de contact avec Jérôme Aizac pour discuter de la possibilité de le faire intervenir au club avec une formation ciblée « encadrants »
- Formation gestion EPI membres : Notre club encourage fortement ses membres à être autonomes en matériel. Il semble donc nécessaire de les former aussi à la gestion de leurs EPI. IL est envisagé donc de prévoir 1 à 2 séances dans l’année sur chaque créneau une formation de base de gestion de son matériel, dispensée par les encadrant. En début de séance. Pas de grimpe sur ce moment. La question sera abordée en réunion d’encadrants à la rentrée.
6. Budget prévisionnel
En partant sur une base de 150 adhérents (schéma de sécurité, révisable dans le courant du premier trimestre), le budget prévisionnel serait celui-ci :
Budget global de 4169€ réparti comme suit :
- 5% pour la commission matérielle : 208€
- 60% pour la commission escalade : 2500€
- 35% pour la commission canyon : 1460€
Sommes auxquelles seront réinjectées les 2000€ non dépensés la saison précédente à hauteur du pourcentage prévu pour chaque commission.
7. Préparation forum des associations : le 7 septembre 2019
- Dossier déposé en mairie (fait lors de l’AG)
- Appel à bonnes volontés : publication forum (Philippe) + mailing (nath)
• Assurage
• Bourse aux chaussons
- Sur clé usb à remettre à la mairie le jour J : présentation de l’association (photo+film) (Mélisande)
- ATTENTION : cette année, pas de nouvelles inscriptions enfants (aucun visu sur le nombre de places dispo) >>> affichage en gros sur les portes + publication sur le site internet.
- Bourse aux chaussons : sortir et découper étiquettes chaussons + tableau + prévoir caisse
8. Point sur la Dagnarde : 1er septembre
Pour rappel, le club est engagé sur l’événement.
Nous avons en charge la responsabilité de l’inscription des participants. Les fonds générés par les inscriptions seront reversés à une association.
D’Ain mur à l’autre, pour moitié avec l’association du tennis prend en charge la buvette et se partagera pour moitié les bénéfices faits. Une réunion avec le tennis club est prévue courant de l’été (voir avec Lionel P) pour faire le point sur l’organisation : matériel à disposition et fournitures nécessaire. Se pose la question du stockage bouteilles/produits périssables et sensibles. Frigo ?
Laurent Chopard, trésorier, fait la proposition que l’intégralité des fonds récoltés par Damala lors de l’événement soit reversés au profit de l’association. Le club n’a pas besoin de ce financement supplémentaire. Il en sera discuté avec le tennis club.
9. Autres
Recherche de sponsoring à construire.
Séance levée à 23.36.
Réunion présidée par Philippe saez. Présents : Laurent Derue, président adjoint, Laurent Chopard, trésorier, Sylvain Franchet, trésorier adjoint, Nathalie Belamie, secrétaire et Mélisande Saby, secrétaire adjointe.
Séance ouverte à 20h
1. Le point sur l’administratif : ce qui a été fait, ce qu’il reste à faire
Toutes les démarches administratives ont été faites.
- Trombinoscope encadrants (manquent Colin + Lise) + refaire celui à la sae
- Trombinoscope bureau affichage salle
- Rdv banque Lolo/Phil
- Réafiliation du club au 1er septembre CAPITAL : aucune saisie de licence possible sinon.
- Révision du RI
- Point sur les t-shirt : qui ? où ? Laurent Chopard se renseigne sur la possibilité de passer par site qui permet au membre de faire la commande directement.
2. Modification du règlement intérieur
Les §1.1 (tarifs), 1.2 (âge des enfants), 2.3 (accès créneau famille) ont été révisés. Pas d’augmentation des tarifs sorties « hors membres »
Le nouveau bureau, même s’il a conscience des impératifs de réinscription et des inconnues sur les augmentations des parts ligue et CT, se pose la question de ne pas augmenter le tarif enfant, gourmand en temps et en encadrement. Les tarifs ne sont pas révisés cette année. Le trésorier fait part de la difficulté de gérer trop de tarifs différents.
Les modifications sont validées par le bureau.
3. Point sur les créneaux SAE + inscription enfants
Tous les créneaux adultes sont rouverts l’année prochaine avec un créneau supplémentaire le mardi de 18h à 20h : créneau autonome (damala2) ouvert par Lionel Pompougnac et Jacqueline Kasas. Objectif, comme pour le jeudi, permettre un créneau de grimpe de 4h consécutives.
Suite au départ de JC, il a pu être proposé une place à tous les enfants déjà inscrits. Cependant, nous ne serons pas en mesure d’accueillir de nouveaux enfants à la rentrée.
La possibilité de recourir à un DE à été évoqué, mais il a été rappelé que ce n’est pas la philosophie du club qui fonctionne sur la base du volontariat.
Eventuellement, un DE pourrait être envisagé pour le groupe compétition.
4. Fonctionnement des commissions
Pour rappel : les commissions ont historiquement été crées pour appuyer le bureau dans les démarches non administratives. La question se pose de savoir s’il est pertinent que les membres du bureau soient acteurs dans les commissions. Pour le moment, pas de changement, un membre du bureau prend en charge la liaison avec le bureau mais il est suggéré que cette tâche puisse incomber à un membre qui ne soit pas du bureau.
Il est évoqué par ailleurs la possibilité de la participation des membres qui le souhaiteraient aux différentes réunions du bureau. Il parait important que chacun puisse venir voir comment les choses se passent ou s’exprimer. En revanche, le membre « visiteur » n’aura pas de droit décisionnaire.
Il parait important d’ouvrir le plus largement l’implication des membres dans la vie du club et donc de communiquer davantage sur les besoins et ce que chacun peut faire pour aider, même s’il ou elle ne fait pas partie de la commission de manière officielle.
La commission escalade devra se pencher dès septembre sur la préparation de la compétition qui sera un gros morceau à reprendre suite au départ de JC.
5. Point sur les encadrants / formations
Remise en place de la réunion encadrants du début d’année qui se tiendra cette année lors du forum des associations entre 13h et 14h.
Suite à cette réunion, une réunion trimestrielle par activité est envisagée afin de pouvoir communiquer, échanger sur les pratiques et faire passer d’éventuelles informations.
Formations :
- Formation interne d’ouverture de voies : il parait important de former à l’ouverture de voies, de prévoir dès la rentrée un planning d’ouverture de voies et ce jusqu’à janvier, pour donner des voies nouvelles aux membres. Plus de modifications majeures de janvier à avril (date de la compétition)
- Formation gestion EPI encadrants : comme annoncé lors de l’assemblée générale, il semble important que tous les encadrants puissent participer à une formation EPI. Prise de contact avec Jérôme Aizac pour discuter de la possibilité de le faire intervenir au club avec une formation ciblée « encadrants »
- Formation gestion EPI membres : Notre club encourage fortement ses membres à être autonomes en matériel. Il semble donc nécessaire de les former aussi à la gestion de leurs EPI. IL est envisagé donc de prévoir 1 à 2 séances dans l’année sur chaque créneau une formation de base de gestion de son matériel, dispensée par les encadrant. En début de séance. Pas de grimpe sur ce moment. La question sera abordée en réunion d’encadrants à la rentrée.
6. Budget prévisionnel
En partant sur une base de 150 adhérents (schéma de sécurité, révisable dans le courant du premier trimestre), le budget prévisionnel serait celui-ci :
Budget global de 4169€ réparti comme suit :
- 5% pour la commission matérielle : 208€
- 60% pour la commission escalade : 2500€
- 35% pour la commission canyon : 1460€
Sommes auxquelles seront réinjectées les 2000€ non dépensés la saison précédente à hauteur du pourcentage prévu pour chaque commission.
7. Préparation forum des associations : le 7 septembre 2019
- Dossier déposé en mairie (fait lors de l’AG)
- Appel à bonnes volontés : publication forum (Philippe) + mailing (nath)
• Assurage
• Bourse aux chaussons
- Sur clé usb à remettre à la mairie le jour J : présentation de l’association (photo+film) (Mélisande)
- ATTENTION : cette année, pas de nouvelles inscriptions enfants (aucun visu sur le nombre de places dispo) >>> affichage en gros sur les portes + publication sur le site internet.
- Bourse aux chaussons : sortir et découper étiquettes chaussons + tableau + prévoir caisse
8. Point sur la Dagnarde : 1er septembre
Pour rappel, le club est engagé sur l’événement.
Nous avons en charge la responsabilité de l’inscription des participants. Les fonds générés par les inscriptions seront reversés à une association.
D’Ain mur à l’autre, pour moitié avec l’association du tennis prend en charge la buvette et se partagera pour moitié les bénéfices faits. Une réunion avec le tennis club est prévue courant de l’été (voir avec Lionel P) pour faire le point sur l’organisation : matériel à disposition et fournitures nécessaire. Se pose la question du stockage bouteilles/produits périssables et sensibles. Frigo ?
Laurent Chopard, trésorier, fait la proposition que l’intégralité des fonds récoltés par Damala lors de l’événement soit reversés au profit de l’association. Le club n’a pas besoin de ce financement supplémentaire. Il en sera discuté avec le tennis club.
9. Autres
Recherche de sponsoring à construire.
Séance levée à 23.36.
